登錄站點

用戶名

密碼

當場解決問題,別累積成待辦事項。

2已有 1101 次閱讀  2013-03-13 18:09   標籤    最好 
你的辦公桌上是什麼樣子?還沒看的檔案、寫到一半的報告疊到隨時要塌下來?吃一半的便當、拆封的零食、用過的衛生紙堆得看不見桌面?還是隔板、螢幕貼了幾十張五顏六色,寫滿待辦事項的便利貼?

這樣的工作環境,彷彿隨時在眼前叨念著「快快快!來不及了!還有一堆事情沒做完!」真是讓人想放鬆都難。

更麻煩的是,有醫學論文指出,這種「絕對必須與義務的感覺,沒完沒了的一堆待辦事項。」是精神官能症患者的共同感受,甚至會煩出高血壓和胃潰瘍來,嚴重影響身心健康。

因此,要解除「看似永遠做不完的工作」的憂慮,最好的方法便是──當場解決問題,別累積成待辦事項。

將工作分散處理,成效更好
《早上3小時完成一天工作》指出,時間管理的最大敵人就是「改天再做」。

如果收到文件資料時,總是想「改天再處理」,然後順手放在桌子一角,久而久之,文件就會堆成一座小山。從堆積如山的文件中尋找資料,不但耗費體力,心情也會愈找愈煩躁。

優衣庫(Uniqlo)創意指導佐藤可士和,就曾在同事堆滿資料的桌面上找了4小時的照片,最後卻發現照片在印刷廠的慘劇;創業後,他的桌面便只放5樣東西:電腦螢幕、鍵盤、滑鼠、喇叭和電話,桌面上只保留當下正在處理的事情。如此一來,不僅避免資料遺失的風險,環境清爽了,心情也會跟著放輕鬆。

生產精密馬達的日本電產社長永守重信,也是「一日決算主義」的貫徹者,絕不把今天可以解決的事情拖到明天,「今天的事情不解決,明天可能有急件要當下決定,反而會因為惦記未完成的事而影響決策的品質。」

前統一超商總經理徐重仁也說,拜科技發展帶來電子化之賜,祕書傳送的訊息,他能馬上回覆,即使在通勤中,也能批改公文,「如果累積工作,一件事要花幾個小時才做得完;但若能將工作分散,處理起來比較輕鬆,成效反而更好。」

所以,對於簡單、不需深思熟慮的事,別想太多,「現在」立即就去做──3分鐘可以寫完的e-mail,「現在就回」;跟客戶約見面談下半年合約時,要說「下周一中午12點好嗎?」事情一來就馬上處理,就不會被待辦事項追著跑了。

迅速處理瑣事,避免不耐煩
有時候,被主管要求做與工作沒有直接相關的瑣事時,心裡多少會覺得不耐煩,想拒絕又開不了口。

這時候,如果硬要壓抑憤怒,強迫自己開心接受這些瑣事的話,就像伸手到渾濁的池塘裡把污泥往下按,污泥反而會上下翻滾得更厲害。

大賣150萬冊的韓國暢銷書《停下來,才能看見》作者慧敏法師提醒,這時候,請靜靜感受內心的情緒起伏,不要隨意地發脾氣,也別自怨自艾;因為,愈不耐煩,愈會放大不開心的感受。不如直接辦好上司吩咐的雜事,讓完成工作的成就感輕輕沖走負面感受吧!

失火危機中當機立斷,兩周內恢復產能
新普科技是全球最大筆記型電腦電池製造商。它在8年間站上世界第一,歷經2007年自家工廠失火、2008年供應商接連發生火災,電池一度大缺貨,但每次都能安穩度過危機。為什麼?

「速度!」新普科技董事長宋福祥的回答簡潔有力。他做事當機立斷,「小事一、兩分鐘決定,大事一、兩天決定」,他也不愛開會、寫e-mail,有事直接打電話,幾分鐘就討論底定。所以,他的桌上乾淨整齊,絕對不堆積公文;同仁有事請教,他一定當下回答,最遲也會在第二天回覆並解釋原因,「這樣就不會所有事情都卡在我身上。」

2007年8月,新普科技江蘇常熟廠發生大火,當時正在現場的宋福祥,立刻發揮快速決策的特質:第一天,撤出所有同仁,找到可以重新建廠的空地;第二天,發布新聞稿,宣布重建計畫;第三天,向客戶提出產能復原方案。

最後,新普科技兩周內便恢復產能,兩個月內工廠重建完工, 2007年當年營收依舊創下新高。

MT100_壓力成功學封面
分享 舉報

發表評論 評論 (2 個評論)

  • vm3800603 2013-03-25 09:04
    要解除「看似永遠做不完的工作」的憂慮,最好的方法便是──當場解決問題,別累積成待辦事項。
  • sunny 2013-03-25 09:08
    遇到問題最好當時就解決,不能當場解決在一定的時間內解決,才不會讓事情越堆越多
塗鴉板


center.wachef.com