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黃金工作守則-《優勢工作哲學》

已有 14 次閱讀  2017-09-26 10:23
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一、從難事開始著手

你習慣從簡單的事情開始做,還是喜歡從困難的事下手?服部周作指出,當你一早起床,知道該來做點事的時候,「 首先,你應該把思緒集中在困難的工作上。 」

那麼,你可能會想問,何謂困難的工作?你不妨拿出你的待辦清單,從中找出:

  • 你最不想做的事
  • 你總是說等到下午有完整的3、4小時再來做的事
  • 覺得很痛苦的事
  • 你最不知道該如何處理的事,但可能需要他人幫助,也需要你從頭開始、仔細思考的事情
  • 如果不早點開始、把部分工作分派下去,最後會落得必須一個人做的事情

對此,服部周作也提醒,有些人就算早起也很難集中精神,或是就是完全不想開始工作。這種糟糕的時候,他建議連回信、寫交辦事宜等瑣碎的工作事項都不要做,最好用「閱讀」來開啟一天,選一本你喜歡的書,看完一個章節後,或許你就會有動力去做重要的事情。

二、凡事都訓練自己用30秒簡答完畢

若想讓自己在工作上顯得突出、令人驚豔 ,尤其是能讓執行長、財務長等高層留下深刻印象,服部周作認為, 「扼要回答」是勝出關鍵 。

更準確地來說,是要能既迅速又有條理地組織你所彙整的大量資訊,並針對提問者想知道的重點方向,進行「30秒回答」。

服部周作指出,30秒回答是給聽者一個機會,讓聽者把注意力集中在他有興趣的部分,而身為回答問題者,則必須要養成拆解主要問題的習慣。

舉例來說,當執行長問你「案子進行得如何」,你得馬上去思考對方想知道什麼,一般來說,很可能就是以下4個層面的問題:

  1. 案子的整體狀況如何?是好還是壞?
  2. 有沒有一、二個例子說明目前的情況
  3. 我打算怎麼解決問題
  4. 這位高層能提供什麼協助

這樣的思考及簡答訓練,可以在每次與人的對談中,培養自己察覺對方需求的觀察力,同時也能訓練自己統合資料及口語表達能力,讓自己能精準回答出別人想知道的內容。

三、模擬適當的最終成果樣貌

當你在飛機上,電影看得正開心,機長突然宣布飛機將在30分鐘後降落時,對於還有50分鐘才結束的電影,你會怎麼處理?有些人很可能會開始時不時快轉,重點性地看一看,趕在要關閉裝置前匆匆看完結局。

「 有結局很重要,這樣才感覺有完成、沒有懸念,不然老覺得有件事沒解決。 」服部周作認為,這種想法就跟麥肯錫的做事方式極為類似。麥肯錫在做報告的時候,就算完成度只有一半,也會盡快整理出最終的成果樣貌。

你不妨試想,同為50頁的報告,你比較想看到前面有內容完整的25頁,但後面25頁尚未開始寫,還是半完成的50頁,其中25頁的空白是散落在整份文件各處,但大致的輪廓、頭尾都已完成?大部分的人,應該都會選擇後者,畢竟大致看見成品的全貌,比結局完全未知來得更讓人安心。

麥肯錫非常看重最後的預期結果,也要求所有的顧問都要能模擬出最終成果的樣貌,確保團隊成員不會做白工,讓所有人都明確知道彼此要完成什麼、進度在哪。

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